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应收帐款管理,不能让“一等二靠三落空”的事件一再重演——从A公司与多家客户欠款案看加强客户信用全程管…

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案例一:2000年集团所属A公司与湛江经济技术开发区宜生石化有限公司(以下简称“宜生石化”)合作油品经营,由宜生石化操作,A公司按出资比例获取收益。2000年8月,A公司先后与宜生石化签订三个合同,出资746万元(其中直接付款宜生石化510万元,受宜生石化委托付款兰州银兰公司236万元),由兰州银兰公司负责购油销售。10月份油品价格急剧下跌,上述三笔合同共计形成亏损244万元,代垫款中有230万元一直未能收回。2003年,宜生石化经营期满,因连续几年未参与年检,2010年7月26日被湛江市工商局吊销营业执照,公司已不存在,上述230万元代垫款项已确认无法收回。

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案例二:2001年3月,A公司为中侨发展公司提供供油服务,每月供油量10吨,账面滚动欠款一直保持在2万余元。2003年,双方停止业务合作,账面滚存余额20,973.5元虽经多次催讨,但仍未能收回。2005年,当业务人员再次催讨时,发现中侨发展公司已人去楼空,公司负责人也已无法找到。

【风险点评】

“宜生石化”案欠款主要源于合同日期为2000年8、9月的三笔业务合同,而该司03年营业期届满,07年被工商局吊销营业执照,时间跨度达7年之久;“中侨发展”案中双方03年就已停止了业务合作,多次催讨未果后,直至05年才发现对方公司已不复存在。从上述两例案件中,不难看出,很有可能是直接负责人员的催款不力,未及时了解到客户动态,最终导致公司错失了有效采取法律手段的最佳时机,造成坏账产生。因此,我们在以下环节应当引起高度重视:

一、在制定营销政策时,要将应收账款的管理纳入对业务人员考核的项目之中,即个人收入不仅要和销售、回款业绩挂钩,也要和应收账款的管理联系在一起,制订合理可行的应收账款奖罚条例,从而加强个人的催款意识,明确个人责任,使应收账款处在正常、安全的范围之内。

二、业务人员未养成良好催款习惯。例如货款回收期限前一周,电话联系或拜访负责人,预知其结款日期;期限前三天确定结款日期;届满时一定要主动联系或拜访。研究表明在应收账款到期日收帐的催款效果最好。此时,客户有强烈的还款意愿和道德责任,业务人员必须有效利用“到期日”催帐。

三、应收账款日常管理薄弱。应收账款发生后,企业单一催款的同时,没有及时采取必要的措施进行分析控制,发现问题提前采取对策,特别是逾期时间较长的客户,应收集相关信息,分析发生拖欠情况的频率、原因,切实制定出不同的政策和方案。

【防范建议】

一、源头控制,合理把控应收账款发生额。

(一)建立客户资信调查评估制度,科学评价客户资信程度。

企业应重视对往来客户资信程度的评估,通过各种渠道了解和确定客户的信用登等级,然后决定是否向客户提供商业信用及赊销限额。建立恰当的信用额度,即企业愿意对某一客户承担的最大风险额,以有效防止由于过度赊销超过客户实际支付能力而使企业蒙受损失。与此同时,企业应根据市场情况及客户信用情况变化,对其进行必要的动态调整,使其始终保持在自身所能承受的风险范围之内。

(二)建立合同谈判内控机制与监督执行程序标准,严格审批手续与及时报账制度。

为预防业务开展的随意性与销售人员的随意赊销,就要建立合同谈判内控机制与监督执行程序标准,严格审批手续。当应收账款发生后,必须及时报送财务部门入账,对每一赊欠客户的基本情况,赊销金额,已还金额,尚欠金额做出逐笔详细的记录,随时为企业应收账款提供详实、可靠的数据。要确定责任经办人、责任审批人,并将合同、审批文件、对方客户的其他合法承诺资料文件,备齐归档,以做日后催收、甚至诉讼之用。业务、商务部门还要建立应收账款备查台帐,以便随时与财务部门核对,一旦发现偏差,应查明原因,及时处理。另外,根据谨慎性原则,企业在核算上应建立坏账准备制度,按期估计坏账损失,力求真实反映企业财务状况。

二、动态跟踪、分析,强化日常监督和管理。

应收账款发生后,不能消极等待对方付款,要经常进行动态跟踪与分析,加强日常监督,以便作出科学决策。

(一)加强应收账款日常动态状况的传递与报送。

相关部门应每隔一定时间,以表格形式向有关业务部门、责任经办人和企业领导传递应收账款的动态信息,督促和提醒上述人员及部门落实催收工作。对预期未结清的欠款通报时间应进一步缩短,增强其责任感和压力感,杜绝由于企业内部信息沟通不畅导致的应收账款到期不付、逾期不受的情况发生。

(二)关注客户经营情况,加强日常征询工作。

企业要随时注意了解往来客户的经营、财务状况及人员变动情况,做到心中有数,防止由于对方客户的突然变故或经营失策及有关人员的离职可能造成的应收账款回收风险。相关部门要经常会同业务部门以发送询证函的方式,核实欠款的真实性、完整性并确保诉讼的时效性,这样可以防止应收账款体外循环的发生,堵塞违规违法行为的漏洞和诉讼收债的失效。如发函不回者,要予以充分的关注和重视。

(三)建立定期对账制度,制定预案果断决策。

加快对账的速度,有利于企业及时开票及时寄送,以免由于自身原因造成的开票不及时,导致付款延后。相关部门应定期统计临近付款期限的欠款记录,并至少每周分析逾期部分,会同业务部门提出处理意见。一般情况下,每个结算周期内,即使欠款金额未达到公司的授信额度标准,应要求客户还清之前款项后,才允许有新的赊欠,以防止滚雪球式的恶性循环。如发现长时间的逾期未还,应果断采取措施,通知业务部门停止交易或启动相应处理预案,将应收账款风险置于在可控范围内。

三、及时清对,严格落实催收责任制。

企业应收账款发生后,业务部门应采取各种措施,尽量争取按期回收款项。为此,企业应制定出合理有效的清对、催收方法,以保证企业合法权益不受侵害。

(一)针对不同客户关系,采取灵活的催收政策。

企业在应收账款快要到期时,首先应有礼貌地提醒客户付款日期将到,请按时付清欠款。如果客户逾期没有付款,则要跟进询问原因。若未奏效,可以进而发送措辞语气渐强的多封催款函。催收函有其优点就是一次性可以发给众多客户,成本较低,提高催账人员的工作效率。如果客户还没有反应,就有必要请公司的常年律师给客户发信函,律师发信催款的效果往往要好过企业的催收函。如果以上措施均无效果,企业就应该派人上门催收,一般情况下可由营销人员与财务人员团体同去催收,必要时企业领导应该亲自出马。面访催收是催账方法中成本最高的一种,但对于欠款金额较高的债务人,采用面访是非常有价值的。倘若能与客户建立了良好的人际关系,熟悉不同客户的具体资金审批规则和结账管理制度,就有可能先于其他债权人取得偿付。

(二)建立和完善应收账款内部控制制度。

以制度形式明确业务控制程序和管理方法,有助于企业各相关部门履行其管理职能。建立应收账款催收责任制度,将应收账款的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩,实行过错追究制度。企业销售负责人应对企业销售负责,按照谁销售、谁负责的原则,对企业销售建立应收账款责任制。对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员,企业应当在内部以恰当方式予以警示,接受员工的监督。对于造成坏账损失的业务部门和责任人员,企业应当按照内部管理制度扣减其奖励工资。

本文来源:法治远航

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