企业的销售、财务、人力资源等各个部门都与应收账款的内部控制有着密切联系。销售是一个闭环,没有回款的销售,只能称之为送货;而回款不及时的销售,则是无利放贷。因此,应收账款内部控制应当由企业各个部门共同参与,另一方面,没有财务部门对应收账款各项指标的全面分析和测算,销售回款的方向会出问题;没有人力资源部门有效的激励约束机制,销售的回款动力会有折扣;没有销售部门科学的合同管理,销售及时回款就丧失了理论上的可能;没有主管领导高效的管理,销售追款就失去了基础。因此,应当从企业系统性出发,对应收账款进行全过程控制。

一、事前控制

1.对赊销客户进行充分的信用能力调查

这个过程主要由销售和财务部门来完成,应当对客户的资产状况、财务状况、盈利能力、偿债能力、企业信誉以及之前往来业务情况等进行详细的调查,根据调查结果对客户进行信用评级,确定赊销与否以及具体的赊销金额。然后结合客户还款能力和往年还款情况以及信用等级确定信用期限和信用额度。赊销期限通常为6个月以下,具体赊销金额应当结合其信用等级、预期销售额、预期利润等各方面的情况来确定。企业还应当建立动态客户信用评价体系,在对客户进行充分的资信调查确定信用等级后,根据市场的不确定性,在客户信用可控的范围内,对于需要特别调高信用等级的客户,应当适当降低对应客户的销售人员销售业绩的提成比率。以引导销售人员与客户成交之前,取得的信用政策和企业的导向一致,在保证销售的前提下尽可能降低坏账损失率。

2.制定合理的信用评估系统

企业赊销能否取得好的成效,和企业是否具有合理的信用评估系统密切相关。科学合理的信用评估能够为企业留住老客户、吸引新客户,增强产品的竞争力,提高企业产品的市场占有率;相反,会导致企业损失大量客户,降低企业产品的销售量,如果赊销所增加的收益小于增加的成本,那么反而会降低企业的利润。因此,企业应当结合实际情况,通过计算应收账款周转率、平均收账期、坏账损失率等指标来衡量应收账款的风险,并合理的估算风险损失,得出应收账款的合理价值。因此合理的信用评估对企业应收账款管理有重大意义,企业管理层应当对其制定进行严格把关。具体来说,信用评估系统主要包括以下三个方面:

(1)科学合理的信用标准。

企业应当结合自身各方面情况制定一个合理的客户信用标准和企业自身接受赊销风险的标准。信用标准越严格,应收账款的违约风险越低,收账费用也越小,但是它也不利于企业扩大销售;如果信用标准过于宽松,虽然能扩大销售,但是企业却要为此承受过高的坏账风险和收账费用。

(2)风险可控的信用期限。

信用期限是企业为客户制定的最长的付款时间界限。较长的信用期限有利于企业扩大市场份额和增加销售额,但是过长的信用期限加大企业应收账款的机会成本,使坏账损失率上升;反之亦然。因此,企业可以在合同中提出一定的现金折扣政策,如果客户在规定的时间内付款将给予一定的现金折扣,这样在一定程度上能够促使客户及时回款,减少收现期,降低坏账风险。

(3)切实可行的授信模型。

根据企业所在行业情况,建立授信评估系统,系统参数的选择应考虑到客户预期销售额、预期销售利润、资信属性等因素,参数的选择应考虑本行业的特性,在促进销售和控制风险中寻求平衡,模型的建立应与销售人员充分沟通,取得对方的理解。利用该模型,具体的客户信用评价数据可以自动计算,这种模型的应用可在销售人员与客户商务接触时,就能发挥指导性的作用。

3.加强销售合同的审查

在遵守基本的法规和商业准则的前提下,应当重视以下合同条款:交易条件、结算方式、合同期限、违约条款、诉讼地等,降低因合同回款条款不严密与客户理解不一致时带来的风险。在应收账款的事前合同管理中,特别关注:较为严格的违约付款条款,合同签约地为本企业所在地。

4.明确应收账款相关岗位职责权限

根据不相容职位相分离的基本原则,应当明确规定应收账款相关岗位的职责权限,这样才能形成有效的内部牵制,实现内部控制的目标。其中重要的是:客户信用标准签发应当由非销售部门执行。

5.选择合理的结算方式

合理的结算方式也是进行应收账款事前控制的一个重要步骤。如采取银行承兑汇票、信用证、委托收款等方式进行货款结算,这些方式降低了应收账款的风险,而且大大节省了企业的调查成本。

6.制定合理的奖惩政策

企业在制定营销政策时,要将应收账款的管理纳入对销售人员考核的项目之中,即:个人利益不仅要和销售、利润业绩挂钩,也要和应收账款的管理联系在一起,制定合理的应收账款奖罚规则,使应收账款处在合理、安全的范围之内。

人力资源部门定期根据销售及资金回笼两方面对销售人员进行业绩考核,在兑现奖金时,对于不能收回的应收账款应当查明原因,追究责任,并且根据责任人的责任范围和失职损失程度,给予一定的经济和行政处罚。

二、事中控制

1.销售阶段的控制

销售阶段企业在对客户的资信状况进行充分调查,并确定适当的信用政策后,应重点关注合同赊销工作的执行力度。建立应收账款动态管理制度:应收账款发生后,全企业应当及时关注回款情况,建立应收账款动态管理制度,保持与销售部门的良好沟通,对于不能及时回款的应收款项,通过企业各部门例会等方式,沟通影响回款的因素,并对各个因素提出有效的解决方案以及解决的时间节点,确保应收账款的回款时间和回款金额。

2.建立回款保障机制

(1)收款支持

数据支持:建立与企业运营需求相配套核算系统,建立应账款预警及账龄分析体系,提前将即将回款的数据传递给主管销售人员,并督促回款,在沟通过程中分析、确认影响回款的因素,财务等后台系统应全力配合,给予数据支持。发票专业支持:因税务有开票额度的要求,财务要全力保证发票的增版、增量工作,防止出现销售有回款计划时,财务没有发票支持。安全性支持:财务应定期与客户核对应收数据,确认数据的客观有效,对应收账款数据比较大的客户,财务人员要给予拜访,确认应收账款风险;送货人员在送货时,应关注业务及客户的实际情况,并将信息传递给财务。财务应分析、确认应收数据的回款风险,并给予信用政策上必要的调整。

(2)把握客户的库存动态,控制发货量

根据赊销客户的经营情况,对客户的销售频率、销售数量、销售手段、销售范围等情况进行动态跟踪,确定其实际需货量,实施多批少量的发货方法,边发货边回款,确保销售的有序进行,从而有效的控制应收账款风险。

3.完善应收数据的交接制度

销售人员岗位调换或者离职时,应当加强应收数据的交接手续,办理手续时应当有财务数据的监交,销售主管进行必要的业务监交。对于未办理交接手续自行离职的情况,应由人力资源部门协同配合相关控制手续。

4.加强对销售人员的监管

人力资源部应组织对销售人员进行企业规则和回款技术专门培训,增强他们的回款意识以及追款技巧,保证应收账款的及时回款。增强销售人员的原则意识。处理好同客户的关系是销售人员面临的一个重要课题,销售人员一方面应当与客户保持良好的业务关系,另一方面,也应当坚持遵守企业制定的信用政策。

5.加强部门联系,实现信息共享

企业应当加强财务、销售、人力资源各部门之间的相关应收账款信息资料共享,由财务部门根据应收账款延期时间、延迟金额等指标计算出应收账款的资本成本,为人力资源部门在计算销售人员提成、执行企业应收账款管理制度时,提供考核的数据支持。

三、事后控制

企业在应收账款会计核算和事后监控的阶段应当对应收账款金额进行准确的核算,加强对应收账款的监督和控制,建立合理有效的催收制度,最大程度地缩短收账期。

1.警示应收账款账龄超期

应收账款延期的时间越长,应收账款成为坏账的可能性也越大,所以企业应当建立应收账款账龄分析体系,重点关注处于准坏账的应收账款情况,对此采用严格的收账手段,并调动公司相关部门资源给予关注和支持。

2.分析客户回款信用

企业应当对各客户的回款涉及的信用情况进行分析,根据“二八原则”特别关注大客户的回款信用情况,对于客户信用执行结果与前期授信结果有重大偏差的情况,在与销售部门沟通、实地调查后,重新确认调整客户的信用条件,以降低企业的坏账损失率。

3.完善应收账款催收制度

根据成本效益原则,企业应科学合理地建立各部门应收款催收联动机制,多样化、多层次催收,对于超期应收账款的催收应密集关注,主要涉及以下内容:第一,鼓励客户按时、提前还款,回款即将到期前电话沟通或发函提醒客户,必要时可以给予折扣期和折扣额。第二,对于超期应收账款,应当和客户、销售沟通延期原因,如果因客户暂时资金困难,在经过内部审批程序后,可以延期管理,但应取得具有法律效力的、严格的付款承诺书。第三,对于应收账款延期属于恶意拖欠、存大重大坏账风险的,应当派专人电话、上门密集催收,采用上述手段仍未能收回的欠款,可以由法务部门配合采取法律的手段来进行催收,财务及销售部门准备相关原始证明资料。

4.建立合理的坏账准备制度

不管企业采用多么严格的应收账款管理制度,只要存在商业信用销售,就一定会存在坏账损失风险,因此企业应当会计准则建立完善的坏账准备制度:根据谨慎性原则,企业可以根据成为坏账可能性大小来确定坏账准备的计提额。

应收账款是企业流动资金的重要组成部分,应收账款是否能够及时收回,涉及到企业的流动资金能否合理运转以及企业再生产的顺利进行。所以,企业应向全体员工灌输销售回款的营销理念和管理理念,从文化管理上,事半功倍的实现回款效率提高,从事前、事中、事后全过程,从销售、财务、人力资源、法务、配送等全系统,系统制定科学合理的应收账款

内部控制制度,管理应收账款,降低坏账风险,以保证企业基本运营所需的资金“血液再造”,为企业谋求更大的经济效益和发展空间。