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老板,有笔应付账款重复付款给供应商了,怎么办?

企业收款类、付款类合同,简称”应收合同、应付合同”,与应收账款、应付账款、费用一起配合管理,有利于实现老板、财务对收付款合同执行过程中的监控。避免发生针对同一合同多付、重付的情况,为资金管理、未来现金流预测、过去及当前现金流状况提供重要依据。

帮助企业老板、财务及管理者实时了解合同应收账款、应付账款的收款、付款情况,同时对对应的合同发票开具情况、收票情况有个直观的了解,以合同作为财务对业务过程管理的“抓手”,规避税务风险、资金风险、法律风险。

举个例子,说件真人真事吧!

几年前朋友的一家公司,私有企业,规模大概30人左右吧,应收合同、应付合同、包括应收账款、应付账款还有发票,全部都是由出纳一人管理,小公司嘛,大多如此。

某天公司经理拿了一张6000多元的发票给出纳,并告诉出纳这张发票是需要制单报销的,出纳也接了这张发票,但几天过去了,经理迟迟没有收到这张发票报销的6000多元款项,于是又去找出纳。

经理纳闷的问出纳:”那张发票的钱怎么还没收到呢?”

出纳一脸无辜的回答:”几天前就已经制单打款了呀!”

经理更蒙了:”打款了?我帐号上怎么没收到呢?”

出纳这时才弄明白,原来这张发票的款项,经理已经事先垫付了,而她又多付了一次款项给供应商。真是不怕神一样的对手,就怕猪一样的队友啊!于是又去忙着联系供应商,追那笔多付的款项….

事情到这里,大家也都看明白了吧,一方面是企业制度上的不健全导致,二是没有对收付款合同执行过程中进行有效的管理与监控。其实很多小企业都有以上两点问题存在,往往很多企业在卯足劲发展的时期,都是重业务轻管理,应收账款的合同管理乃至应收账款、应付账款的管理,基本都是没有系统的去进行管理,也不会重视收付类的管理,直到问题严重了,才会回过头将这一块重视起来。

后面这事老板知晓后,意识到应收应付账款这里存在的问题隐患,用起了记应收,让出纳、经理等都加入进公司,将公司近年来的合同应收账款都捋了一遍,除对自己企业的现金流情况有个清晰直观的了解外,也对企业的税收、目前执行中的合同的应收款、应付款情况,有了全程的监控管理。特别是记应收特有的微信推送功能,每次出纳记录收支后,系统会将收付款通知秒推送给老板以及相关人员,款项有问题,第一时间知道,马上追讨,避免夜长梦多。

其实,磨刀不误砍柴工,从一开始就做好应收账款管理风险控制,提高效率,对整个企业的发展都是有利无害的,也能让企业在快速冲刺发展的阶段,免除后顾之忧。

 

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